يعتمد استحقاق الدفعات في المشاريع على إثبات تنفيذ الأعمال وفق العقد واستكمال الشروط والمستندات المرتبطة بالفوترة والاستلام. ولذلك لا ينظر إلى الفاتورة أو المستخلص بمعزل عن بقية مستندات المشروع، بل باعتباره جزءًا من سلسلة متكاملة تبدأ بالتكليف وتنتهي بإثبات الاستحقاق.
وقد تشمل مستندات الإثبات العقد وأوامر الشراء والعمل ومحاضر تسليم الموقع والمخططات وتقارير الإنجاز ومحاضر الاجتماعات وشهادات الفحص وأوامر التغيير ومحاضر الاستلام والمستخلصات والمراسلات المتبادلة.
وتظهر المشكلات عندما لا ترتبط الفاتورة بمستند يثبت تنفيذ العمل، أو عندما يرفض الطرف الآخر الاستلام أو التوقيع، أو تكون المستندات موزعة بين الإدارات دون سجل موحد. وقد يؤدي ذلك إلى تأخير التحصيل أو نشوء خلاف بشأن مقدار الأعمال المنفذة.
وتسهم الاستشارات القانونية في مراجعة ملف المشروع وتحديد النواقص المستندية وتنظيم إجراءات إثبات التنفيذ والاستلام، وربط المطالبات المالية بأسانيدها، بما يعزز جودة الملف ويدعم موقف المنشأة عند التفاوض أو المطالبة القضائية.
